Virtuální asistent: Administrativní podpora vašeho byznysu

Ve chvíli, kdy váš byznys roste, vám řada úkolů přerůstá přes hlavu. Reporty, rešerše, zpracování tabulek a dat, podklady pro meetingy, pochůzky na úřadech. Několik hodin týdně nebo měsíčně byste užili sekretářku. Najměte si virtuálního asistenta, který pracuje jen tehdy, kdy to potřebujete a platíte ho za pouze za skutečně odvedenou práci.

Už si nemůžete dovolit trávit hodiny tříděním e-mailů, vyřizováním objednávek, domlouváním schůzek, zpracováváním dat nebo správou ERP systémů? Víte, že bez takových úkonů se vaše podnikání neobejde. Na druhou stranu, nechcete platit sekretářku na full time, která nebude mít půlku pracovní doby na starost nic jiného, než aby vám uvařila odpolední kávu. Řešením je virtuální asistent. Virtuálního sekretáře nebo pomocníka s administrativou, kterého si můžete najmout ad hoc, využívají drobní podnikatelé i velké firmy.

Virtuální asistent toho zvládne hodně

Jak funguje virtuální asistent? Je to jednoduché. Většinou má předchozí zkušenost z administrativy a nyní je na volné noze. Pracuje nezávisle (nemusí, ale může docházet do vaší firmy). Práce virtuálního asistenta je možná díky moderním komunikačním technologiím.

Virtuální asistent pracuje na dálku – například ze své vlastní kanceláře. Úkoly mu zadáváte podle potřeby, třeba přes e-mail, Skype nebo telefonicky. Dopředu se dohodnete na termínu dodání a ceně. Virtuální asistent tak pracuje jen v době, kdy ho opravdu potřebujete – takové řešení je efektivní a šetří vaše podnikové finance.

Služby virtuálního asistenta využívají především menší společnosti nebo podnikatelé, které nemají vlastní sekretariát, marketingové, personální nebo PR oddělení. Přesně tak, všechny tyto služby umí virtuální sekretář pokrýt.

Úkoly pro virtuálního asistenta

  • Administrativa, zpracování a přepis dat.
  • Správa a vedení databází.
  • Obchodní komunikace a vyřizování e-mailů.
  • Vyhledávání kontaktů na internetu.
  • Překlady textů.
  • Vyřizování telefonátů a sjednávání schůzek.
  • Rešerše a příprava podkladů.
  • Pochůzky, jednání s úřady.
  • Plánování schůzek a firemních cest.
  • Zajištění a organizace meetingů nebo konferencí.
  • Správa e-shopu nebo firemního webu.
  • PR, marketing, sociální sítě.

Jak vybrat virtuálního asistenta?

Typově můžete vybírat ze dvou možností: existují společnosti, které se zaměřují na poskytování služeb virtuálních asistentů, stejně tak si lze najmout profesionála na volné noze. Virtuální asistent by měl být vždy konkrétní člověk, kterému můžete důvěřovat, protože v některých případech může přijít do kontaktu s citlivými daty vaší firmy. Virtuální asistent by měl být vždy zkušený profesionál, který má za sebou roky praxe v administrativě – pracoval například ve státní správě nebo byznysu na podobných „kancelářských“ pozicích.

Výhodou virtuálního asistenta je, že vždy platíte jen za skutečně odvedenou práci. Odměna je zpravidla hodinová, přičemž asistent vám předem odhadne, kolik mu jednotlivý úkon zabere času. Zatímco sekretářka, která dochází do vaší firmy, vás bude stát měsíčně nejméně kolem 20 tisíc korun, virtuální sekretář vyjde na několik stovek nebo tisíc korun měsíčně, a to v závislosti na objemu odvedené práce.

Více najdete na www.virtualniasistence.cz

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *